Mehr als 300.000 Blatt Papier werden in einem Jahr allein für Anträge, Einladungen oder Protokolle bedruckt, die an die Rats- und Ortsratsmitglieder verteilt oder verschickt werden, erklärt CDU-Fraktionschef Mirko Heuer. Dies geschieht entweder auf grünem Papier, für Vorlagen, die im Rat enden oder auf rosa Papier für Vorlagen, die der Verwaltungsausschuss selbständig entscheiden kann. Aufeinandergeschichtet hätte der daraus entstehende Papierstapel immerhin eine Höhe von rund 32 Metern. Diesen Papierverbrauch möchte die CDU-Fraktion gern verringern. „Fast alle Ratsmitglieder sind mit einem PC oder Laptop ausgestattet und alle Ratsmitglieder verfügen über eine Mail-Adresse. Einen großen Teil der Kommunikation wickeln wir heute über Email ab. Die Ratsunterlagen erhalten jedoch alle in Papierform. Das meiste davon wandert spätestens nach Beschlussfassung in die Altpapiertonne, einiges wahrscheinlich sogar ungelesen" ist Heuer überzeugt. Die CDU verlangt dabei keinen Verzicht auf die Papierform, wie es in andere Kommunen der Fall ist, sondern setzt auf einen sanften Umstieg. Diejenigen, die heute schon bereit sind, auf gedruckte Unterlagen zu verzichten, sollen zukünftig die Möglichkeit dazu bekommen und digital beliefert werden. Die digitalen Dokumente hätten zudem den Vorteil, dass man in ihnen problemlos nach Stichworten suchen kann, die Recherche in alten Unterlagen wird so deutlich vereinfacht. Laut Heuer gibt es zwar bereits ein so genanntes Ratsinformationssystem, dieses ist aber für eine richtige papierlose Ratsarbeit weniger geeignet, da dort keine Gremienarbeit abgebildet werde: „Es handelt sich bei dem vorhandenen Produkt um ein recht ordentliches Archivsystem. Es fehlen jedoch zum Beispiel Komponenten, die auf Knopfdruck alle notwendigen Dokumente für eine bestimmte Sitzung herunterladen und dann für den „Offline"-Sitzungsbetrieb aufbereiten. Die derzeitige Möglichkeit einzelne PDF-Dokumente herunterzuladen ist nur eine sehr schlechter Ersatz, zudem mangelt es immer wieder an Aktualität und Vollständigkeit". Heuer ist überzeugt, dass sich nicht nur Einsparungen durch den Entfall von Papier und Versandkosten erzielen ließen, sondern mit einer neuen Software für den Sitzungsdienst auch die Arbeitsabläufe schlanker und konsistenter werden könnten: „Wir haben heute noch sehr viele Medienbrüche und ein Formatsammelsurium zu verzeichnen. Dokumente liegen in PDF, Word oder Excel-Formaten vor oder werden erst gedruckt, um anschließend wieder gescannt zu werden". Der CDU-Antrag sieht vor, dass die Verwaltung ein Konzept für papierlose Gremienarbeit erarbeitet, wobei bewusst ein Parallelbetrieb berücksichtigt werden soll: „Wir möchten, dass diejenigen, die sich nicht von ihrem Papier trennen können, auch weiterhin wie gewohnt ihre Unterlagen bekommen. Um jedoch möglichst viele von den Vorteilen eines modernen Sitzungsmanagement- und Ratsinformationssystems zu überzeugen, wünschen wir uns eine Informationsveranstaltung, in der verschiedene Anbieter ihre Systeme im Echtbetrieb präsentieren". Heuer ist sich im Klaren, dass noch viel Überzeugungsarbeit geleistet werden muss setzt aber auch darauf, dass die Vorteile überwiegen und irgendwann auch überzeugen. „Bis zu einem endgültigen Umstieg wird es sicher noch ein paar Jahre dauern und es sind mit Sicherheit noch viele offene Fragen zu klären. Wir sind aber nicht die Ersten, die diesen Schritt tun und können auf umfangreiche Erfahrungen anderer Kommunen zurückgreifen. Deswegen sollten wir den Einstieg in eine, wenn auch noch nicht papierlose, dann doch wenigstens papierärmere Ratsarbeit jetzt beginnen" appelliert Heuer.